Að hópstýra starfsfólki í fjarvinnu: Margt mun breytast varanlega

„Við förum að verða óhræddari við að nýta tæknina fyrir fjarvinnu, vinnuskipulag, fundi og fleira. Fundir fara að verða hnitmiðaðri, skilvirkni í vinnu mun aukast með bættri yfirsýn og svo framvegis,“ segir Herdís Pála Pálsdóttir framkvæmdastjóri rekstrarsviðs og mannauðsstjóri Deloitte á Íslandi um það hvernig hún telur að vinnustaðir munu breyta verklagi sínu í kjölfar kórónuveirunnar. 

Í þessu felst ný áskorun fyrir stjórnendur, sem síðustu vikur hafa verið að hópstýra starfsfólki í fjarvinnu. Þar segir Herdís Pála mikilvægt að stjórnendur þori að gefa þessum breytingum fullan séns og treysti fólkinu sínu. „Ég trúi því að allir starfsmenn vilji standa sig vel“ segir Herdís Pála.

Herdís Pála er með MBA frá Bandaríkjunum með áherslu á mannauðsstjórnun. Hún hefur starfað við mannauðsmál og stjórnun frá aldamótum. Síðast hjá RB í sex ár en þar áður hjá Íslandsbanka og Byr.

En að hverju þurfa stjórnendur að huga sérstaklega að, þegar verið er að hópstýra starfsfólki í fjarvinnu?

„Gott er að skerpa á því að allir viti vel til hvers er ætlast af því í starfi. Skerpa á sýn og markmiðum. Hjálpa starfsfólki að brjóta starfið sitt upp í verkefni og verkþætti sem gott er að halda utan um í til dæmis Planner í Teams, sem gerir þá öll samskipti og endurgjöf á fjarfundum markvissari.

Hafa reglulega, að jafnaði til dæmis einu sinni til tvisvar í viku, spjallfundi í fjarfundabúnaði, með kveikt á myndavélinni. Tala líka stundum um eitthvað annað en vinnuna, til dæmis bara hvernig fólk hefur það.

Stjórnendur þurfa líka að átta sig á því að það er ekkert að því, og meira að segja bara gott, að starfsfólk brjóti daginn sinn meira upp í lotur, í kringum verkefni. Fari svo á milli lotanna út í göngutúr, heilsa upp á fullorðna foreldra sína eða annað og komi enn ferskara og meira skapandi til baka.

Það þarf nefnilega að fara að horfa meira á hvað er að koma út úr starfi hvers og eins, hvaða virði hver og einn er að skapa, sérstaklega þegar horft er til þekkingarstarfsmanna, ekki bara hvað hann situr í marga klukkutíma í sætinu eða fyrir framan tölvuskjáinn,“ 

segir Herdís Pála.

Er hætta á að starfsfólki finnist stjórnendur ekki til staðar þegar allir, þ.m.t. stjórnendurnir sjálfir, eru í fjarvinnu?

„Það kann að vera en þá væri það væntanlega mest vegna þess að þeir væru enn að horfa á starfið sitt með gömlu gleraugunum, með þá sýn að öll vinna þurfi að vinnast á vinnustaðnum sjálfum og að þeir þurfi að vera á staðnum til að fylgjast með fólki,“ segir Herdís Pála og bætir við „Ég hef nefnilega verið að heyra að það sé upplifun margra stjórnenda og starfsfólks að stjórnendur séu jafnvel enn aðgengilegri núna fyrir fólkið sitt en þegar þeir voru alla daga út um allan bæ á fundum eða álíka.“

Að sögn Herdísar eru stjórnendur æ meir að átta sig á því að stjórnun nú til dags snýst meira um að vera til staðar fyrir sitt fólk, hvetja það, styðja og leiðbeina. „En ekki að loka sig inn á skrifstofu eða fundarherbergi alla daga,“ segir Herdís.

Þá segir hún að stjórnendur sem horfa á starfsfólkið sitt sem einstaklinga frekar en eingöngu starfsfólk og hugsi vel um heilsu og velsæld síns fólks, uppskeri í því að starfsfólkið þeirra verður minna veikt, starfsmannavelta minnkar og fleiri vilja vinna fyrir þannig stjórnendur.

En sérðu fyrir þér að í kjölfar fjarvinnunnar síðustu vikurnar, muni eitthvað breytast varanlega á vinnumarkaði?

Heldur betur, ég trúi því ekki upp á okkur að við munum fara aftur í gamla farið,“ 

segir Herdís Pála.

„Nú held ég að allir fari að skipuleggja vinnuvikurnar sínar með öðrum hætti þannig að það sé skýrt hvaða daga þarf að mæta á vinnustaðinn og hvaða daga er bara betra að vera heima að vinna í næði,“ segir Herdís Pála.

 „Sem er þá líka gott út frá umhverfissjónarmiðum, engin ástæða til að keyra á einhvern stað til að vinna eitthvað sem þú getur jafn vel eða betur unnið heima hjá þér,“ segir hún að lokum.