Hefðbundnir fundir of langir, of margir, of ómarkvissir og fólk mætir seint

Maríanna Magnúsdóttir umbreytingarþjálfari hjá Manino segir auðveldasta dæmið um góða fyrirmynd í upplýsingamiðlun vera þríeykið svokallaða: Víðir, Alma og Þórólfur. Hún segir nær óhugsandi að sjá fyrir sér ef þau hefðu valið að fara aðra leið, til dæmis ef upplýsingafundirnir hefðu aðeins verið vikulega.

Maríanna segir mörg fyrirtæki hafa fylgt fordæmi þríeykisins eftir og hafa staðið sig vel í upplýsingamiðlun í samkomubanni. „Fyrirtæki eru mörg hver að funda í daglegum takti í teymum núna í gegnum fjarfundi þar sem þau eru ekki að hittast á vinnustaðnum og öllum finnst það sjálfsagt,“ segir Maríanna en bendir á að senn fer tíma samkomubanns að ljúka og vinnustaðir að færast aftur til fyrra horfs.

„En hvað gerist þegar hversdagsleikinn tekur við?“ spyr Maríanna.

Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um upplýsingamiðlun til starfsmanna á erfiðum tímum.

Dagleg mannleg samskiptakerfi í stað funda

Í stað hefðbundinna stöðufunda mælir Maríanna með því að vinnustaðir innleiði mannleg samskiptakerfi.

„Eins og staðan er almennt í dag eru teymi með vikulega stöðufundi sem standa yfir í eina til þrjár klukkustundir. 

Almennt eru fundir illa skipulagðir, fólk mætir of seint, þeir eru of langir og of margir, fólk veit ekki hvaða ákvarðanir eru teknar og svo framvegis,“ 

segir Maríanna.

Til útskýringar á því í hverju mannleg samskiptakerfi felast, segir Maríanna:

»Samskiptakerfi felur í sér 15 mínútna stöðufund á þeim tíma dags sem hentar teyminu best að hittast og stilla saman strengi.

»Algengast er að þeir séu í upphafi dags eða á vaktaskiptum en dæmi eru þó um að þeir séu haldnir á öðrum tímum.

»Fundirnir eru ekki haldnir í hefðbundnu fundarrými heldur eru yfirleitt standandi fundir við töflu þar sem upplýsingar, staða og framgangur verkefna eru sýnileg og flæða í gegn dags daglega.

»Vettvangurinn er nýttur bæði til að ræða árangur og þróa tengsl milli teymismeðlima.

Samskiptakerfin eru því bæði verkefna- og hópeflistengd.

Með því að blanda þessu tvennu og endurtaka daglega er markvisst verið að auka hamingju á vinnustað og þróa fyrirtækjamenninguna,“ 

segir Maríanna.

Samskiptakerfi ekki það sama og kaffistofuspjall

Að sögn Maríönnu er algengt að þegar ráðgjafar Manino nefna dagleg samskiptakerfi að fólk segi „Já, nei við tökum svona fundi alltaf á kaffistofunni, við erum í mjög góðum samskiptum dags daglega“.

Hún segir það hins vegar mýtu að kaffistofuspjall geti komið í stað skipulagðra samskiptafunda þar sem verið er að fara yfir verkefni teymisins og líðan starfsmanna.

 Kaffistofuspjall er af hinu góða, en kemur aldrei í stað samskiptakerfis,“ 

segir Maríanna.

Maríanna bendir líka á að í daglegum samskiptakerfum felist mikill tímasparnaður fyrir vinnustaði.

„Þar sem staðan er tekin daglega líður ekki að löngu þar til þörfin fyrir allskonar eftirfylgnifundum, upplýsingafundum, langir vikulegir eða enn þá lengri mánaðarlegir, byrja að hverfa þar sem gegnsæi er á framgangi mála,“ segir Maríanna og bætir við. 

Það að vera í daglegum takti eitrar út þörfina fyrir aðra fundi og þannig erum við í raun að spara fundartíma þegar öllu er á botninn hvolft.“

Þá segir Maríanna ákveðna jákvæðni fylgja mannlegu samskiptakerfunum.

„Þar deilum við líðan okkar, lærum saman, hrósum, sýnum þakklæti, höfum augun á viðskiptavinunum, tökumst á, lokum verkefnum og sjáum hvað betur mætti fara.“

Til mikils er að vinna fyrir fyrirtæki því Maríanna segir að þegar vel tekst til verða dagleg mannleg samskiptakerfi hluti af því markmiði að gera daglegan rekstur stefnumiðaðan og byggja upp árangursrík og hamingjusöm teymi.