Sjö einkenni tilgangslausra funda

Fundarmenning getur verið mjög mismunandi á milli vinnustaða. Á meðan sumir vinnustaðir leggja áherslu á að þeir séu markvissir og góðir eru aðrir sem huga alls ekki nógu vel að fyrirkomulaginu. Fyrir vikið geta fundirnir misst marks og verið fremur óvinsælir hjá starfsfólki.

Sjö atriði eru sögð einkenna fundi sem fólk upplifir sem tilgangslausa. Þessi sjö atriði eru eftirfarandi.

1. Tilgangur er óljós

Tilgangur með hverjum einasta fundi þarf að vera alveg skýr. Helst þarf fólk að vera upplýst um það fyrir fundinn hver tilgangurinn er, hvert meginumræðuefnið á að vera og hvaða markmiði ætlunin er að ná. 

2. Fundarstjóri ætlar sér of mikið

Algeng mistök eru of mikil dagskrá miðað við uppgefinn fundartíma en til þess að fundir séu góðir þarf fundarstjóri einnig að huga að öðrum málum. Oft getur það til dæmis reynst vel að fundarstjóri fái liðsmann með sér til að passa upp á sum atriði á fundi þannig að hann/hún geti einbeitt sér að meginmarkmiði fundarins. Þetta gæti verið tímastjórnunin, að passa upp á að veitingar séu veittar, að tölva sé tengd við skjá, skipti á kynningum í tölvu o.s.frv. 

3. Fundarstjórinn er ekki nógu góður

Það er mikilvægt fyrir alla fundarstjóra að gera sér grein fyrir því í hverju góð fundarstjórn felst. Og stundum þarf einfaldlega að horfast í augu við það að sumir einstaklingar eru ekkert endilega góðir fundarstjórar. Vísbending um þetta getur til dæmis verið ef fundir eiga það til að dragast alltaf á langinn.

Þá getur það verið gott fyrir fundarstjóra að úthluta sumum verkefnum. Til dæmis að fá annan fundargest til að leiða umræðu sem er á sérsviði viðkomandi.

4. Þátttaka fundargesta er engin

Ef fundir eru haldnir þar sem fundarstjóri heldur einræðu og engum öðrum er boðið að tjá sig eru líkur á að fólk upplifi fundinn ekki góðan. Mikilvægt er að virkja fólk til þátttöku á fundi og vera með fyrirkomulag, til dæmis varðandi tímastjórnun á umræðum, skýra.

Á fjölmennari fundum getur það nýst vel ef fundarstjóri fær einhvern liðsmann til að láta sig vita hverjir vilja tala. Þannig er hægt að koma í veg fyrir að fundarstjóra yfirsjáist einhver sem vill taka til máls en fær ekki færi á því.

5. Of margir á fundinum

Sumir eiga það til að boða til funda um málefni sem alls ekki snerta alla þá sem boðaðir eru á fundinn. Fyrir vikið er algengt að sjá fólk upptekið í símanum, að tala saman eða hreinlega að horfa út í loftið. Góð regla er að boða eingöngu það fólk á fundi sem ætlast er til að hafi eitthvað til málanna að leggja eða þarf að vera upplýst um fundarefnið.

6. Eftirfylgnin er engin

Að boða aðgerðir á fundi en fylgja þeim aðgerðum ekkert eftir gerir það að verkum að sumum finnst vinnustaðurinn halda fullt af fundum en síðan gerist ekki neitt. Þess vegna er mikilvægt að undirbúa það fyrir hvern fund, hvernig á að fylgja málum eftir og hvernig fólk verður upplýst um þann framgang. 

7. Leiðinlegir fundir

Sumir fundir eiga það síðan til að vera leiðinlegir. Eða eru haldnir svo oft að þeir fara að verða leiðinlegir. Allir sem standa fyrir reglulegum fundum ættu að huga að þessu. Stundum er nauðsynlegt að brjóta upp reglulega fundi þannig að þeir fari ekki að verða leiðinlegir. Að skipta um staðsetningu, breyta fyrirkomulagi, brjóta þá upp með veitingum eða brydda upp á einhverjum nýjungum er eitthvað sem gott er að hafa í huga fyrir reglubundna fundi.