Varðveisla skjala og persónuvernd Svanhildur Bogadóttir skrifar 3. júlí 2018 07:00 Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Birtist í Fréttablaðinu Mest lesið Hver er ábyrgð Icelandair? Sævar Þór Jónsson Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flýr Einar Jóhannes Guðnason Skoðun ChatGPT um íslenska húsnæðismarkaðinn Yngvi Ómar Sighvatsson Skoðun Hvort er ánægjulegra, kynlíf eða verslunarleiðangur? Gró Einarsdóttir Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flykkist til Kristófer Már Maronsson Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason Skoðun Eru sumir íslenskir stjórnmálamenn að bergmála áróður Kremlar? Guðni Freyr Öfjörð Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? Magnea Marinósdóttir Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson Skoðun Skoðun Skoðun Virkjum lýðræðið Jórdís Skúladóttir skrifar Skoðun Ráðstefna um þjóðarátak í húsnæðismálum Ámundi Loftsson skrifar Skoðun Íslenski skorturinn Björg Eva Erlendsdóttir skrifar Skoðun Ofhugsanir: orsök & afleiðing Sara Pálsdóttir skrifar Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flykkist til Kristófer Már Maronsson skrifar Skoðun Öldrunarþjónustan – tækifæri og áskoranir Sandra B. Franks skrifar Skoðun ChatGPT um íslenska húsnæðismarkaðinn Yngvi Ómar Sighvatsson skrifar Skoðun Milljónir úr launaumslögum til vopnakaupa Ástþór Magnússon skrifar Skoðun Í orði en ekki á borði - stuðningur Íslands við Úkraínu Erlingur Erlingsson skrifar Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson skrifar Skoðun Fatlað fólk á Íslandi Alma Ýr Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Tölum um það sem er í boði fyrir ungt fólk Bjarney Rún Haraldsdóttir,Eva Rós Ólafsdóttir skrifar Skoðun Hver er ábyrgð Icelandair? Sævar Þór Jónsson skrifar Skoðun Gervigreindin og atvinnulífið Þorsteinn Siglaugsson skrifar Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir skrifar Skoðun Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson skrifar Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason skrifar Skoðun Eins og þú kallar í skóginn….. – við þurfum að þora að ræða viðkvæmu málin Björn Bjarki Þorsteinsson,Unnur Valborg Hilmarsdóttir skrifar Skoðun Hinn stóri pakki ósýnilegrar reynslu Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun GOGG, GOGG, GOGG og aftur GOGG Guðrún Njálsdóttir skrifar Skoðun Eru sumir íslenskir stjórnmálamenn að bergmála áróður Kremlar? Guðni Freyr Öfjörð skrifar Skoðun Beðið eftir orkumálaráðherra Eggert Valur Guðmundsson,Gunnar Aron Ólason skrifar Skoðun Ísland: Landið sem unga fólkið flýr Einar Jóhannes Guðnason skrifar Skoðun „Við verðum að fylgja lögum“ Hópur listafólks skrifar Skoðun Ég er ekki alki Þorgerður María Þorbjarnardóttir skrifar Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? Magnea Marinósdóttir skrifar Skoðun „Þetta reddast“ og heilsan að húfi? Alexander Aron Guðjónsson,Ásta Logadóttir skrifar Skoðun Nauðsyn námsgagna Álfhildur Leifsdóttir,Hólmfríður Jennýar Árnadóttir skrifar Skoðun Hvort er ánægjulegra, kynlíf eða verslunarleiðangur? Gró Einarsdóttir skrifar Skoðun Fást engin svör Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Sjá meira
Persónuvernd og vinnsla persónuupplýsinga er nátengd skjalastjórn og skjalavörslu opinberra aðila. Á nær hverjum degi leita einstaklingar til Borgarskjalasafns Reykjavíkur eftir skjölum og upplýsingum sem tengjast lífi þeirra með einum eða öðrum hætti. Stundum er þar um að ræða upplýsingar um lóðir, hús eða skipulag hverfis. Einnig er óskað afrita af trúnaðarupplýsingum um aðilana sjálfa. Slík trúnaðargögn varða oft hagsmuni og mikilvæg réttindi einstaklinga og geta því haft áhrif á líf þeirra. Dæmi um það eru til dæmis greiningargögn, barnaverndarmál, einkunnir og fleira. Það að skjölin hafi varðveist getur skipt einstaklingana miklu máli. Til dæmis kom maður á Borgarskjalasafn í síðasta mánuði. Hann hafði sótt um nám í framhaldsháskóla erlendis en verið synjað um skólavist vegna þess að hann gat ekki framvísað prófskírteini eða öðru er staðfesti að hann hefði lokið grunnskólaprófi. Á safninu fundust bæði kladdar frá skólanum sem báru með sér að hann hafði verið þar í 10. bekk og ljósmynd sem tekin var á útskriftarhátíð skólans. Hann hafði samband við erlenda framhaldsskólann og fékk að vita að þetta myndi nægja honum til að fá inngöngu í skólann. Það skipti hann því miklu máli að þessi gögn voru til. Annar maður kom í afgreiðslu Borgarskjalasafns, sem var nýbyrjaður á nýjum vinnustað. Vegna vinnustaðaleiks voru allir beðnir um að koma með myndir af sér frá því að þeir voru krakkar. Hann hafði í æsku verið í fóstri á vegum barnaverndaryfirvalda, minni hans frá þeim tíma var gloppótt og hann átti engar slíkar myndir. Í möppu hans frá barnaverndaryfirvöldum voru ljósmyndir frá þessum tíma og fékk hann afrit af þeim. Hann tjáði starfsmanni að þetta hefði mjög mikla þýðingu fyrir sig.Undirbúningur og innleiðing á nýjum persónuverndarlögum Þann 13. júní sl. samþykkti Alþingi ný lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um er að ræða ný heildarlög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem leysa af hólmi eldri lög. Um er að ræða grundvallarlöggjöf er varðar mannréttindi einstaklinga. Það skaut því skökku við að frumvarp að lögunum var lagt fyrir Alþingi 28. maí og gafst því allt of stuttur tími til að skrifa umsagnir um frumvarpið. Til að mynda fékk Borgarskjalasafn einungis átta daga til þess að skrifa sína umsögn. Frumvarpið var afar umfangsmikið, samtals 147 blaðsíður með greinargerð. Því miður var frumvarpið samþykkt nær óbreytt þrátt fyrir fjölda athugasemda á hinum stutta umsagnartíma. Lögin eru flókin og torskilin almenningi. Óæskilegt er að slík lög sem varða réttindi einstaklinga séu þannig að þeim sé í raun ofviða að skilja inntak laganna og átta sig á réttindum sínum. „Það á ekki að þurfa lögfræðinga til að geta uppfyllt lögin eða skýrt,“ sagði í umsögn Borgarskjalasafns um frumvarpið. Einnig eru lögin óljós fyrir ábyrgðaraðila um hvað eigi að gera til að uppfylla skilyrði laganna; hvað megi og hvað megi ekki. Má eyða persónuupplýsingum? Lögin um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga tengjast annarri grundvallarlöggjöf um réttindi almennings, eins og stjórnsýslulögum, upplýsingalögum og lögum um opinber skjalasöfn. Markmið þeirra síðastnefndu er einmitt að tryggja gegnsæi, vörslu og örugga meðferð skjala með réttindi borgaranna, hag stjórnsýslunnar og varðveislu sögu íslensku þjóðarinnar að leiðarljósi. Vegna þess hve óskýr persónuverndarlögin eru hefur víða orðið vart við misskilning varðandi varðveislu á persónuupplýsingum. Borið hefur á því að aðilar innan stjórnsýslunnar telji að með nýjum persónuverndarlögum verði þeim heimilt eða skylt að eyða persónuupplýsingum sem myndast í starfseminni. Eins og Borgarskjalasafn hefur margoft bent á er mjög mikilvægt að eyða þessum útbreidda misskilningi. Það getur valdið einstaklingum og stjórnvöldum miklum skaða verði skjölum eytt í heimildarleysi. Þetta er hættulegur misskilningur. Það sem er búið að eyða verður ekki endurheimt. Varðveisluskylda í stjórnsýslu ríkisins og hjá sveitarfélögum Rétt er að árétta að ekkert hefur breyst varðandi varðveisluskyldu opinberra aðila, svo sem ríkisstofnana, sveitarfélaga og stofnana þeirra. Lykilatriði í skjalavörslu þessara aðila er að hún sé fagleg og unnin með skipulögðum hætti, hvort sem um er að ræða minni eða stærri aðila. Vinna þarf skjalavistunaráætlanir og fá samþykki opinbers skjalasafns fyrir þeim samkvæmt gildandi lögum og reglum. Í slíkri skjalavistunaráætlun er skilgreint hvaða skjöl beri að varðveita og með hvaða hætti. Vönduð vinnubrögð í þessum efnum er í raun forsenda allrar persónuverndar hjá opinberum stofnunum. Skjalavarsla opinberra aðila er ekki einkamál þeirra, heldur er hún lögbundin. Henni er ætlað að auka gegnsæi, skilvirkni og skráningu ákvarðana og ekki síst að gera sönnun mögulega í réttindamálum einstaklinga. Skjalavarslan skiptir okkur öll máli og það á að vera metnaðarmál hverrar stofnunar að hún uppfylli lagakröfur.Höfundur er borgarskjalavörður
Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason Skoðun
Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir Skoðun
Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? Magnea Marinósdóttir Skoðun
Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson Skoðun
Skoðun Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson skrifar
Skoðun Tölum um það sem er í boði fyrir ungt fólk Bjarney Rún Haraldsdóttir,Eva Rós Ólafsdóttir skrifar
Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir skrifar
Skoðun Það sem við vökvum, það vex: Taktu stjórn á algóritma samfélagsmiðla og huga þínum Steindór Þórarinsson skrifar
Skoðun Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason skrifar
Skoðun Eins og þú kallar í skóginn….. – við þurfum að þora að ræða viðkvæmu málin Björn Bjarki Þorsteinsson,Unnur Valborg Hilmarsdóttir skrifar
Skoðun Eru sumir íslenskir stjórnmálamenn að bergmála áróður Kremlar? Guðni Freyr Öfjörð skrifar
Skoðun Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? Magnea Marinósdóttir skrifar
Almenningssamgöngur á höfuðborgarsvæðinu - Samanburður við nágrannalöndin Þórarinn Hjaltason Skoðun
Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? - Seinni hluti Magnea Marinósdóttir Skoðun
Eiga íbúðir að vera heimili fólks eða fjárfestingarkostur og munaðarvara? Magnea Marinósdóttir Skoðun
Hvað lærum við af hinum sem er ósammála? Samtal um loftslagsmál Haukur Logi Jóhannsson Skoðun