Þessir þrír drepa alla góða fundi

En því er nú öðru nær.

Því tímarnir breytast og mennirnir með.

Eða kannski....ekki?

Nýverið kom út leiðbeinandi bók um fundi eftir skipulagsfræðinginn Rebeccu Hinds, Your Best Meeting Ever: 7 Principles for Designing Meetings That Get Things Done.

Í bókinni segir Hinds að ýmislegt í því fyrirkomulagi funda sem við þekkjum sé úr sér gengið.

Úrelt.

Endurspeglar tímana sem voru. Ekki þá sem verða.

Fjarvinna, sjálfvirknivæðing, gervigreindin, nýjar kynslóðir, ný viðhorf og svo framvegis.

 Listi breytinga er endalaus.

Þó eru það þrjár týpur fundarmanna sem Hinds bendir á að nái alltaf að drepa alla góða fundi.

Með hegðun sem hún segir óviðunandi (e. toxic).

Þessir þrír fundarmenn eru:

Einvaldið.

Þessi fundarmaður er oftast háttsettur; yfirmaður, stjórnandi, sérfræðingur. Sem talar snemma á fundum, talar mikið og talar þannig að hans sjónarmið telst sjálfkrafa „rétt.“

Sem er alls ekki gott, því ekki aðeins dregur það úr líkunum á að önnur sjónarmið heyrist, heldur verður fundurinn frekar eins og einhvers konar staðfestingar-athöfn frekar en samvinna eða samtal. 

Vanhæfi fundarstjórinn.

Þessi fundarmaður verður að teljast sígilt vandamál. En vanhæfur fundarstjóri er sá sem leiðir fund sem endar með að hafa ekki skýran tilgang, dagskrá eða ákvörðunarferli.

Þið þekkið þessa fundi; fólk endar með að fara út af þeim pirrað, orkulaust og hættir almennt að nenna fundum, lærir að missa trú á þeim. 

Ofstopinn.

Við notum í raun fleiri slanguryrði yfir þessar týpur en íslensk orð. Til dæmis tölum við um að einhver sé bersevísir (d.bersevisser) eða að einhver sé algjör bullí (e. bullie).

Þennan fundarmann þekkja reyndar allir. En hann er sá sem truflar stöðugt, talar niður til annarra, einokar umræðuna eða sýnir yfirgang. 

Ríkjandi í okkur flestum er hins vegar það að forðast neikvæð viðbrögð. Sem þýðir að einn ofstopi á fundinum leiðir oft til þess að aðrir þegja og bestu hugmyndirnar komast ekki fram. 

Þannig að hvað svo sem nýjum skipulagsfræðum líður eða aðrar stórtækar breytingar í atvinnulífinu, erum við þó ekki komin lengra en það að gamalkunnug hegðun sem við höfum þekkt í áratugi, er enn að orsaka það að góðir fundir geta auðveldlega farið fyrir bí.