Frasinn „tími er peningar“ er flestum kunnugur. Við notum hann í daglegu tali til að leggja áherslu á skilvirkni eða til að réttlæta hraðann í nútímasamfélagi. Flestir eigna bandaríska stjórnmálamanninum og uppfinningamanninum Benjamin Franklin þessi orð. Hann varaði við því að iðjuleysi væri ekki bara sóun heldur tapaður tekjumöguleiki. Þessi hugsun er hornsteinn nútíma kapítalisma: sérhver mínúta sem ekki er nýtt er fórnarkostnaður. Frasinn er stundum notaður sem hluti af hvatningaræðunni fyrir ameríska drauminn.
Að hugsa um virði tímans er mikilvægt og að líkja tímanum við gjaldeyri er áhugverð leið til þess að endurskoða hvernig við hugsum um tímann. Þá þurfum við jafnframt að skilja muninn á því að eyða tímanum og fjárfesta honum.
Þannig týnist tíminn
Þegar Benjamin Franklin skrifaði Advice to a Young Tradesman árið 1748 var hann að leggja drögin að nútíma skilvirkni. „Mundu að tími er peningar,“ skrifaði hann og benti á að sá sem gæti unnið sér inn tíu skildinga á dag en kýs að sitja á kránni í hálfan dag, er í raun að kasta fimm skildingum beint út um gluggann. Þá er ótalinn kostnaðurinn í bjórinn.
Franklin er hér að fjalla um fórnarkostnað. Þetta er spurning um hvernig fólk vill fjárfesta eða eyða tíma sínum. Ég er stundum spurður að því hverjir séu samkeppnisaðilar Akademias. Svar mitt hefur alltaf verið það sama: Tíminn! Áskorunin er að fá fólk til þess að fjárfesta tíma sínum í menntun og þjálfun. Algengasta ástæðan fyrir því að fólk gefur sér ekki tíma til að læra er „tímaskortur“.
Þessi hugsun er hornsteinn nútíma kapítalisma: sérhver mínúta sem ekki er nýtt er fórnarkostnaður.
Sennilega eru ekki allir meðvitaðir um að við höfum öll sama tímafjölda í einni viku: 168 klukkustundir. Út frá rannsóknum OECD vitum við nokkurn veginn hvernig þeim tíma er eytt að jafnaði:
Svefn (33,3%): 56 klst. Grunnforsenda heilsu.
Vinna (23,8%): 40 klst. Hefðbundin 100% vinna.
Samgöngur (6,0%): 10 klst. Keyrsla, bið og skutl.
Líffræðilegar þarfir (12,5%): 21 klst. Matur og hreinlæti.
Skjárinn (16,7%): 28 klst. (4 tímar á dag – oft vantalið).
Annað / Frjáls tími (7,7%): 13 klst. Fjölskylda, vinir og áhugamál (t.d. golfið).
Þegar svefn, vinna og nauðsynlegt viðhald er frádregið, eigum við aðeins um 41 klukkustund eftir til afnota. Ef við eyðum 28 klukkustundum af þeim fyrir framan skjáinn, standa aðeins 13 klukkustundir á viku eftir fyrir allt annað sem gefur lífinu gildi. Það eru tæplega 2 klukkustundir á dag! Nýlegar rannsóknir benda til þess að skjátíminn sé nær því að vera 40 klukkustundir en 28 klukkustundir. Þá er fólk hugsanlega farið að ganga á annan tíma en frjálsan tíma, þ.e. vinnutíma og svefn. Franklin hefði sennilega verið misboðið hefði hann séð unga manninn eyða tíma sínum með þessum hætti í staðinn fyrir að nýta hann til virðissköpunar.
Ekki tími fyrir tímastjórnun
Ef við skoðum þessa útreikninga blasir við að það er lífsnauðsynlegt að nýta þann tíma sem við höfum stjórn á eins vel og mögulegt er. Ein skemmtilegasta þversögnin sem ég hef heyrt, sem var staðhæfing í fullri alvöru, er þessi: „Ég hef ekki tíma fyrir tímastjórnun!“
Stjórnunarfræðingurinn Peter Drucker lagði áherslu á það í bók sinni Hinn markvissi stjórnandi (e. The Effective Executive, 1967) að árangursríkir stjórnendur hugsuðu fyrst um tímann áður en þeir hugsuðu um verkefnin. Drucker sagði: „Tíminn er sú auðlind sem mestur skortur er á, og ef tímanum er ekki stjórnað, er engu öðru hægt að stjórna.“
Þeir sem ná árangri hafa ekki fleiri klukkustundir en við hin, þeir stýra þeim bara betur. Þegar ég hitti David Allen í Kísildalnum fyrir 15 árum, sem þá var orðinn metsöluhöfundur (Getting Things Done, 2001) og gúru í tímastjórnun, þá útskýrði hann aðferðafræði sína á skemmtilegan hátt. Allen benti á að við fyllum „vinnsluminnið“ okkar af óþarfa af því að við kunnum ekki að fanga og skipuleggja verkefni. Þess vegna eyðum við tímanum í ys og þys út af engu. Markmiðið er að losa hugann svo að hann geti skapað hugmyndir frekar en að vera geymslustöð fyrir úrelt verkefni og áhyggjur.
Það virðist nefnilega vera að stjórnendur fyrirtækja séu ekkert sérstaklega góðir í að skipuleggja tíma starfsfólks, hvað þá sinn eigin tíma.
Það mætti ætla að í gegnum tíðina hefði það verið keppikefli kynslóðanna að bæta tímastjórnun til þess að stýra lífi og leik betur til árangurs. Það virðist ekki vera. Sífellt fleiri virðast útbrunnir í eigin skipulagsleysi. Eða skipulagsleysi annarra. Það virðist nefnilega vera að stjórnendur fyrirtækja séu ekkert sérstaklega góðir í að skipuleggja tíma starfsfólks, hvað þá sinn eigin tíma.
Þegar ferilsskrá Benjamin Franklins er skoðuð hvarflar það að manni að hann hafi haft fleiri klukkustundir í vikunni en aðrir, slík eru afköstin. Þess vegna kemur það ekki á óvart að hann hafi haft áhyggjur að iðjuleysi ungra manna á sínum tíma. Ég held hins vegar að hann hefði haft meiri áhyggjur að tímastjórnun þeirra sem nú skála fyrir lífinu
Sóun í verki
Grunnurinn að stjórnun fyrirtækja er byggður á skilvirkni. Frederick Winslow Taylor skrifaði The Principles of Scientific Management (1911) og kom með vísindalega nálgun á hvernig mætti ná sem mestum afköstum með minnstum tilkostnaði á sem skemmstum tíma. Taylor leit á fólk sem líffræðilega vél. Þótt sú nálgun hafi elst illa í þekkingarhagkerfinu, er sóun enn raunverulegt vandamál.
Fundarmenning í fyrirtækjum er alræmdur tímaþjófur. Illa hönnuð störf valda því að tími fer í óþarfa sem skapar ekkert virði. Þetta má til sanns vegar færa. Samkvæmt Anatomy of Work Index (gefið út af GWI og Asana) þá hefur verið metið hvernig hefðbundinn þekkingarstarfsmaður eyðir þessum 40 klukkustundum sem hann er í vinnunni að jafnaði. Skiptingin er eftirfarandi:
Vinna fyrir vinnuna (skrifræði og utanumhald) (58%) – 23 klst. – Vinna sem fer í að svara tölvupóstum og skilaboðum, fundi, upplýsingaleit, eftirfylgni og stöðuuppfærslur.
Raunveruleg virðisaukandi vinna (33%) – 13 klst. – Vinna sem fer í að leysa verkefni, skapa og hanna.
Truflanir og skipulagsleysi (9%) – 4 klst. – Tími sem fer í að skipta á milli kerfa eða bregðast við óvæntum truflunum.
Ef þessi greining er nálægt sannleikanum er þekkingarstarfsmaðurinn að eyða meiri hluta vinnudagsins í að vinna fyrir vinnuna – ekki í að skapa verðmæti. Taylor vildi fínstilla líkamlegu vélina en sóun þekkingarstarfsmanna samtímans er miklu frekar stafræn og hugræn sóun. Áskorunin felst í hönnun starfa og stjórnun mannauðsins.
Seinni tíma Lean-fræðingar hafa lengi bent á að sóun í starfaskipulagi sé gríðarleg, en eins og kemur fram í könnuninni þá er nærri lagi að 70% af því sem fólk er að gera í vinnunni sé sóun á tíma þeirra og félagsins. Það er hægt að koma í veg fyrir sóun með skipulögðum hætti með réttri aðferðafræði. Það gæti líka verið verkefni fyrir gervigreindina að ryksuga þessa sóun upp á mettíma.
Sóun með viðhorfi
Það eru fleiri en ein ástæða fyrir því að vinnutímanum er sóað. Skipulagsleysi og stjórnun, þ.m.t. tímastjórnun eru þar áhrifavaldar. En það sem er erfiðara við að eiga er andvara- og áhugaleysi. Það er jafnvel talað um andlega fjarveru sem er að einhverju leyti nátengd fýsískri fjarveru.
Kenningar um innri hvata bera allar að sama brunninum, ef fólk hefur ekki áhuga á því sem það er að gera eða það sem nemendur eru að læra að þá verða lítil afköst eða árangur.
Andleg fjarvera virðist vera miklu stærra vandamál en flesta grundar. Samkvæmt Gallup (State of the Global Workplace 2025) eru einungis 21% starfsmanna virkir þátttakendur. Hinir 79% eru annað hvort „andlega farnir“ eða beinlínis andsnúnir fyrirtækinu. Gallup áætlar að þessi óskilvirkni kosti heimshagkerfið 438 milljarða dollara árlega – sem samsvarar 13-faldri landsframleiðslu Íslands.
Það mætti ætla að að það sé mikilvægt verkefni að hanna störf með nýjum hætti. Tæknin, með spunagreindina í framlínunni, hefur enn frekar ýtt á þörfina fyrir að endurhugsa störf og kerfi innan fyrirtækja. Ef við hugsum fyrirtæki eins og kippu af auðlindum og hæfni eins og Edith Penrose lagði til á sínum tíma, þá skiptir öllu máli hvernig við skipuleggjum og stýrum fólki og öðrum auðlindum. Penrose hefði sagt að það sé ábyrgð og áskorun stjórnenda að finna út úr því hvernig megi nýta fólk með bestum hætti þannig að það leiði til árangurs. Það gerist ekki af sjálfu sér.
Vandamálið er líka, eins og Gallup könnunin sýnir, viðhorf og hvati fólks almennt. Það hefur ekki tíma fyrir tímastjórnun eða hefur ekki áhuga á því sem það er að gera. Kenningar um innri hvata bera allar að sama brunninum, ef fólk hefur ekki áhuga á því sem það er að gera eða það sem nemendur eru að læra (eins og Bloom benti á í kennslufræðinni) að þá verða lítil afköst eða árangur.
Þetta er áskorun stjórnunar en það er ekki hægt að ætlast til að stjórnendur geti alið upp fólk þegar þeir reyna að útdeila ábyrgð og verkefnum. En þeir eru ekki þar með stikkfrí. Rétt eins og Taylor lagði til fyrir hundrað árum, það er hægt að hanna störf með miklu betri hætti en nú ef vandað er til verka. Þó að tæknin gæti vakið upp hugmyndir Taylors um fólk sem líffræðilega vél þá ætti það ekki að vera markmiðið. En við þurfum klárlega að hanna störf með tæknina í huga svo að það sé hægt að gera störfin áhugaverðari og nýta aukin afköst í krafti tækninnar.
Að gera réttu hlutina
Það sem Benjamin Franklin og síðar Frederik Taylor yfirsást er að mikilvægasta verkefnið er ekki að vinna meira eða afkasta meira á minni tíma eins og hugmyndir um skilvirkni ganga út á. Skilvirkni er mikilvægt hugtak og hefur meira eða minna verið leiðandi allt frá upphafi umræðunnar um stjórnun fyrirtækja. Það er hins vegar annað hugtak sem hefur fengið aukið vægi á síðustu árum og áratugum. Það er markvirkni, sem er þýðing á enska orðinu “effectiveness.” Það var eiginlega enginn sem skildi muninn á þessum hugtökum fyrr en Peter Drucker útskýrði það með því að segja að skilvirkni sé “að gera hlutina rétt” en markvirkni “að gera réttu hlutina.”
Það skiptir máli að skilja muninn hér á. Þú getur verið að gera hlutina rétt en það eru bara ekki réttu hlutirnir. Þú getur haldið fund og fylgt öllum fundarsköpum og gert hlutina rétt en það var kannski engin þörf fyrir fund og þú varst þá ekki að gera réttu hlutina. Þetta er lykilatriði í stefnumótun og stjórnun fyrirtækja í dag. Það er allt of oft sem við sjáum einhverjar venjur og hefðir ráða ferðinni af því að það er verið að gera hlutina rétt en það er einfaldlega ekki verið að gera réttu hlutina og fyrirtækið lendir úti í skurði í skapandi eyðileggingu tækninnar.
Fólk vill fá tekjur og eyða tekjum, og stundum gott betur en það, frekar en að fjárfesta til framtíðar. Það sama á við um tímastjórnun. Það þarf að nota tímann núna til að fjárfesta í tækifærum framtíðarinnar.
Þetta er líka grundvallaratriði í tímastjórnun. Tímastjórnun snerist lengi vel um að ná sem mestu út úr tímanum með því að skipuleggja dagatalið svo að ekkert myndi gleymast. Talað var um að stjórnendur væru orðnir fangar dagatalsins. Þeir voru klárlegar að gera hlutina rétt en voru bara ekki að gera réttu hlutina. Áherslur í tímastjórnun breyttust og David Allen var hluti af þeirri þróun þar sem aðalatriðið í stjórnun var að fókusera og á það sem væri mikilvægast. Fókusera á réttu hlutina. Allen vildi frelsa hugann til þess að fólk gæti verið skapandi og ánægt frekar en fangar eigin forgangsröðunar.
Klassísk viðbrögð fólks þegar það horfir á vikuútreikninginn hér að ofan er að reyna að minnka skjátímann sem þau sjá sem augljósa sóun og bæta við vinnu eða tíma með fjölskyldu og vinum. Fólk er klárlega að gera hlutina rétt með þessu. En vandamálið sem flestir standa frammi fyrir núna hvað varðar tímastjórnun er það sama og einkennir vandamálið þegar fjármálalæsi skortir. Fólk vill fá tekjur og eyða tekjum, og stundum gott betur en það, frekar en að fjárfesta til framtíðar. Það sama á við um tímastjórnun. Það þarf að nota tímann núna til að fjárfesta í tækifærum framtíðarinnar.
Fórnarkostnaðurinn
Þó að hugtakið um fórnarkostnaðinn hafi ekki verið komið fram þegar Benjamin Franklin ráðlagði unga manninum þá var hann að benda á að með því að velja kránna þá væri ungi maðurinn að fórna öðrum möguleikum, þ.e. að vinna sér inn í skilding. Franklin vildi að ungi maðurinn gerði réttu hlutina. Með því að eyða tímanum sem við höfum erum við að fórna öðrum möguleikum og tækifærum rétt eins og ungi maðurinn. Við erum þá ekki að fjárfesta tímanum okkar til framtíðar.
Franklin var vel fjármálalæs og hefði getað kennt fjármálalæsi enn í dag miðað við margt sem hann skrifaði. Hann hefði sennilega líka ráðlagt unga manninum að nýta tímann í að mennta sig til þess að fá meiri pening fyrir sama tímann í framtíðinni. Það er einfalt dæmi og hefur alltaf verið hluti af ameríska draumnum. Hugsanlega hefur ameríski draumurinn breyst úr því að vera efnahagslegur ávinningur í leitina að tilganginum og elta sína drauma óháð efnahag. Það er ekki útilokað að ungi maðurinn á kránni hafi verið að elta sína drauma þar.
Hvernig sem maður hugsar um drauma er mikilvæg að átta sig á að val á einni leið getur gert aðra leiðir erfiðar eða hugsanlega útilokað þær. Það er ekki líklegt til árangurs að stinga höfðinu í sandinn eins og strúturinn í von og óvon að þróunin hafi stöðvast á sama tíma. Að öllum líkindum er sá sem stakk höfðinu í sandinn einfaldlega skilinn eftir. Það sama gerist fyrir þá sem hafa ekki tíma fyrir tímastjórnun og telja sig ekki þurfa að fjárfesta í tækifærum framtíðarinnar.
Kannski er besta tilvitnunin sem hjálpar okkur að skilja þetta, tilvitnun í Hringadróttinssögu. Ég varð örlítið hugsi þegar forseti viðskiptadeildar Henley Business School, þar sem ég var að byrja í doktorsnámi vitnaði í Gandálf úr Hringadróttinssögu. Í sögunni segir Gandálfur við Fróða þegar Fróði var efins um að hann væri á réttri vegferð: „Það eina sem við þurfum að ákveða er hvað við gerum við þann tíma sem okkur er gefinn.“ Eftir á að hyggja var þetta fín tilvitnun sem ég man allar götur síðan og hjálpaði mér að taka ákvörðun um að klára doktorinn þegar það fól í sér glórulausan fórnarkostnað en íslenskir bankamenn voru sannfærðir um heimsyfirráð á þessum tíma. Þetta er spurningin um markvirkni, hvað eru réttu hlutirnir sem við eigum að fókusera á með tilliti til þess tíma sem við höfum.
Viðhorf til tímans
Tíminn er ekki aðeins hagfræðileg stærð eða stjórnunartæki. Hann er líka siðferðileg og tilvistarleg auðlind. Hvernig við fjárfestum tímanum mótar hvað við lærum, hvað við getum og hver við erum.
Þýski félagsfræðingurinn Max Weber benti á að hugsun Franklins væri ekki bara praktísk ráðlegging heldur hluti af siðferðislegu viðhorfi sem mótaði kapítalisma Vesturlanda. Vinnusemi, reglusemi og nýting tímans urðu ekki aðeins leið til tekna heldur merki um ábyrgð og dygð. Tímasóun var ekki bara fjárhagslegt tap – hún var siðferðileg brestur. Skilvirkni tímans er þá útgangspunkturinn þar sem afköst eru orðin mælikvarði á siðferðislegt gildi.
Að gera réttu hlutina er ekki aðeins stefnumótandi ákvörðun – það er afstaða til lífsins. Það er ákvörðun um hvernig við viljum nota þann takmarkaða tíma sem okkur er gefinn.
Umræðan um nýtingu tímans á sér hins vegar miklu lengri sögu. Rómverski heimspekingurinn Seneca setti umræðuna í annað samhengi löngu fyrr. Í ritgerðinni De Brevitate Vitae (sa. 50 e. kr.) hélt hann því fram að lífið væri ekki stutt – við gerðum það stutt með því að eyða því illa. Við verjum peningana okkar, en leyfum öðrum að eyða tíma okkar án mótstöðu. Samkvæmt Seneca er tíminn verðmætasta auðlindin, því við fáum hann ekki aftur. Lífið er ekki stutt – við gerum það stutt með því að sóa því.
Við tölum mikið um fjármálalæsi. En tímalæsi er ekki síður mikilvægt. Franklin hefur kannski verið auka tímalæsið með því að tengja það fjármálalæsi þegar hann sagði að „Tími er peningar.“ Ef við skiljum að tími er auðlind, auðlind sem þarf að stjórna, auðlind sem þarf að fjárfesta til þess að til verði vextir og vaxtavextir þá erum við að efla tímalæsi okkar. Um það geta ólíkir hugmyndafræðingar verið sammála þó að þeir séu örugglega ósammála um hvernig er best að fjárfesta tímanum.
Að gera réttu hlutina er ekki aðeins stefnumótandi ákvörðun – það er afstaða til lífsins. Það er ákvörðun um hvernig við viljum nota þann takmarkaða tíma sem okkur er gefinn.
Vöxtur til framtíðar
Tími er peningar – en hann er meira en það. Hann er auðlind sem annaðhvort er eytt eða fjárfest. Stjórnendur sem ná árangri skilja að tímastjórnun snýst ekki fyrst og fremst um skilvirkni heldur markvirkni – að skapa umhverfi þar sem fólk vinnur að réttu hlutunum og vill láta gott af sér leiða.
Kannski byrjar breytingin ekki á nýju skipulagskerfi heldur á einföldum spurningum:
Markvirkni- og fjárfestingarprófið: Ef ég mætti aðeins klára eitt verkefni í dag sem raunverulega færir nálina áfram fyrir fyrirtækið eða líf mitt – hvað væri það?
Virðisprófið: Myndi ég borga 50.000 krónur fyrir að sitja þennan fund? Ef ekki – af hverju er ég þá að borga með klukkustund af lífi mínu?
Sóunarprófið: Er ég að gera þetta vegna þess að það er mikilvægt – eða vegna þess að það lætur mig líta út fyrir að vera upptekinn?
Við mælum of oft vinnudaginn í klukkustundum í stað virðis. Upptekinn dagur er ekki endilega árangursríkur dagur. Tíminn er þitt mikilvægasta hlutafé. Hann ber vexti ef þú fjárfestir honum rétt – en hann tapast fyrir fullt og allt ef þú eyðir honum. Spurningin er ekki hvort tími sé peningar. Spurningin er: í hvað ætlar þú að fjárfesta honum?
Höfundur er forseti Aakademias.
