Sparnaður eða sóun?

Í október síðastliðnum fjallaði Forbes um þróun Reykjavíkur og hvað aðrar borgir geta lært af stafrænni þjónustu hennar. Það er ekki sjálfgefið að íslensk sveitarfélög veki slíka alþjóðlega athygli - en það gerist þegar hlutirnir eru gerðir vel og með skýrum markmiðum.

Árangur sem mælist

Alla tíð Pírata í borginni hefur verið unnið markvisst að því að einfalda þjónustu, stytta biðtíma og nýta betur tíma bæði íbúa og starfsfólks Reykjavíkurborgar. Árangurinn er mælanlegur: sem dæmi hefur heimsóknum í þjónustuver Reykjavíkurborgar fækkað um 50% með tilkomu m.a. rafrænna byggingarleyfa, teikningaskönnunar og vefaðstoðar – og fyrsta stóra stafræna verkefni borgarinnar, rafræna fjárhagsaðstoðin, hefur stytt biðtíma um allt að 90% - árangur sem hefur leitt til þess að fjöldi annarra sveitarfélaga hefur einnig tekið lausnina upp.

Þjónustuumbreytingar sem þessar hafa ekki bara skilað bættri þjónustu til íbúa, heldur einnig lagt grunn að aukinni skilvirkni. Í dag sparast yfir 100.000 vinnustundir á ári og samkvæmt fyrstu mælingum er stafræna þjónustuumbreytingin að skila 1,7 milljarða króna í ábata árlega.



Þetta er kjarni málsins: þrátt fyrir að aðeins hluti verkefna hafi verið metinn - eða um 25% þeirra - sjáum við strax að verkefnin skila betri nýtingu fjármuna og minni sóun.

Reykjavík sem fyrirmynd

Við innleiðingu stafrænna þjónustulausna hefur áhersla verið lögð á að vinna með öðrum frekar en að byggja upp dýr, einangruð kerfi. Lausnir sem eru þróaðar og þekking sem hefur myndast innan Reykjavíkurborgar nýtist víðar, til dæmis er stafræn innritun í grunnskóla, sem byrjaði hjá borginni, nú innleidd á landsvísu í samstarfi við Miðstöð menntunar- og skólaþjónustu.

Það er með svona hugsun og aðgerðum sem við náum stærðarhagkvæmni sem skilar sér til skattgreiðenda.

Skynsamlegt næsta skref

Nú verður fyrsta stafræna stefna Reykjavíkurborgar tekin til fyrri umræðu á borgarstjórnarfundi í dag, en hún gildir til 2030. Slík stefna er eðlilegt framhald af þeirri þjónustuumbreytingu sem hefur þegar átt sér stað hjá borginni.

Áherslurnar eru einfaldar: að þjónusta sé aðgengileg og skilvirk, að kerfi tali saman til að koma í veg fyrir tvíverknað, að efling stafrænnar hæfni og fræðslu til stjórnenda, starfsfólks og íbúa sé forgangsraðað, að öryggi gagna og innviða sé tryggt og að ákvarðanir byggi á traustum gögnum. Áhersla er einnig lögð á stafrænt fullveldi Reykjavíkurborgar sem felur í sér að borgin haldi stjórn á eigin gögnum og innviðum eins og hægt er.

Ekki er um að ræða tilraunastarfsemi, heldur áherslur og aðgerðir sem eiga sér hliðstæður í nágrannalöndum og hafa reynst vel.

Öryggi sem forsenda

Net- og upplýsingaöryggi er svo burðarstólpinn í stefnunni. Í heimi þar sem netárásir á opinbera aðila fara fjölgandi er ljóst að öryggi er ekki eitthvað sem við getum hummað af okkur og vonast til að reddist. Slíkar ógnir kalla á fyrirbyggjandi hugsun, gagnadrifna stefnumótun og trausta innviði.

Hvað kostar þetta í raun?

Undanfarin ár hafa komið fram hugmyndir um að draga úr fjárfestingu í stafrænum umbótum eða breyta skipulagi þeirra. Það er eðlilegt að ræða forgangsröðun í opinberum rekstri. En það skiptir máli að gera það á grundvelli staðreynda.

Innleiðing nýrrar stafrænnar stefnu mun byggja á reglulegu stöðumati, skýrum ábyrgðaraðilum og aðgerðaráætlunum sem eru uppfærðar reglulega í takt við þróun. Þannig verður hægt að fylgjast með árangri, bregðast tímanlega við og tryggja að fjármunir nýtist þar sem þeir skila mestum ávinningi.

Við þekkjum vel þá innviða- og tækniskuld sem hið opinbera lenti í eftir hrunið 2008. Að draga úr stafrænum umbótum lítur kannski út eins og sparnaður til skamms tíma en reynslan, bæði hérlendis og erlendis, sýnir að það er dýrara að halda í gömul og sundurleit kerfi en að einfalda þau. Skammtíma sparnaður sem leiðir til lengri biðtíma og meiri handavinnu skilar sér bara í auknum kostnaði sem endar hjá skattgreiðendum.

Tækni á forsendum íbúa

Meginstef nýrrar stafrænnar stefnu er að tryggja að áframhaldandi innleiðing tækni verði ekki tækninnar vegna, heldur á forsendum fólks. Tilgangurinn er að einfalda þjónustu, spara tíma og gera daglegt líf íbúa auðveldara.

Á sama tíma er lögð rík áhersla á að þessi þróun fari fram með ábyrgum hætti - án þess að fórna mikilvægum öryggis- og persónuverndarsjónarmiðum, fullveldi eða gagnsæi og lýðræðislegu aðhaldi.

Í stefnunni er skýr áhersla á ábyrga notkun nýrrar tækni sem byggir á skýrum reglum, siðferðilegum viðmiðum og reglulegu mati á áhrifum og áhættu.

Þannig byggjum við upp borg sem nýtir tæknina af skynsemi og virkar fyrir fólkið sem í henni býr.

Höfundur er oddviti Pírata og varaformaður Stafræns ráðs Reykjavíkurborgar.