Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Fimm handteknir eftir að skoti var hleypt af Innlent Þungt haldinn eftir árekstur á Hafnarfjarðarvegi Innlent „Kom hvergi nærri samræði hans við barnunga stúlkuna“ Innlent Maður leiddur út í járnum í lögregluaðgerð í Tryggvagötu Innlent Airbnb-íbúðir leigðar undir fölsku flaggi Innlent Slökkt á eldsneytisflæði rétt eftir flugtak og ruglingur milli flugmanna Erlent Indversk tenniskona skotin til bana af föður sínum við morgunverðarborðið Erlent „Liggur alveg ljóst fyrir að þetta frumvarp er drasl“ Innlent Einn handtekinn eftir stunguárás Innlent Spá hitabylgju í byrjun næstu viku og allt að 29 stigum Veður Fleiri fréttir Leggja til að veiðigjaldið verði innleitt í skrefum Hvaðan kemur „kjarnorkuákvæðið“? Þungt haldinn eftir árekstur á Hafnarfjarðarvegi Einn handtekinn eftir stunguárás Fimm handteknir eftir að skoti var hleypt af „Kom hvergi nærri samræði hans við barnunga stúlkuna“ Maður leiddur út í járnum í lögregluaðgerð í Tryggvagötu Airbnb-íbúðir leigðar undir fölsku flaggi Opinberar gamalt ástarsamband við táningsstúlku „Liggur alveg ljóst fyrir að þetta frumvarp er drasl“ Forstöðumaður spilar og syngur fyrir gesti Sundlaugar Akureyrar Sögulegur dagur á Alþingi og vændi í Airbnb-íbúðum Árekstur bíls og vespu á Hafnarfjarðarvegi Sögulegur dagur á Alþingi: Lýðræðisákvæði eða kjarnorkusprengja? Varðskipið Þór heldur heim frá Noregi í næstu viku Frumvarpið komið yfir erfiðasta hjallann en gæti átt nóg eftir Einn handtekinn í mansalsrannsókn lögreglunnar Vændiskaupendur séu oftast fjölskyldufeður á leið til vinnu eða fundar Lögregla rannsakar slys í sundlauginni í Stykkishólmi Kristrún fái ef til vill að bragða á eigin meðali fyrr en síðar Hóta að loka svæðinu við Seljalandsfoss „Hann er að eigna sér eitthvað sem hann á ekki“ „Hræðilegar fréttir fyrir lýðræðið á Íslandi“ Fordæmalaus ákvörðun sem gæti breytt Alþingi til framtíðar Dramatík á Alþingi og bílastæðablús hjá World Class Velti bílnum við Fjarðarhraun Flytja hluta starfsemi SAk vegna myglu Sjá ekki fyrir endann á umfangsmikilli rannsókn á fíkniefnaframleiðslu „Þetta er alvarlegur áfellisdómur yfir forsætisráðherra“ Vaktin: Tillagan samþykkt og annarri umræðu um veiðigjöld lokið Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Fimm handteknir eftir að skoti var hleypt af Innlent Þungt haldinn eftir árekstur á Hafnarfjarðarvegi Innlent „Kom hvergi nærri samræði hans við barnunga stúlkuna“ Innlent Maður leiddur út í járnum í lögregluaðgerð í Tryggvagötu Innlent Airbnb-íbúðir leigðar undir fölsku flaggi Innlent Slökkt á eldsneytisflæði rétt eftir flugtak og ruglingur milli flugmanna Erlent Indversk tenniskona skotin til bana af föður sínum við morgunverðarborðið Erlent „Liggur alveg ljóst fyrir að þetta frumvarp er drasl“ Innlent Einn handtekinn eftir stunguárás Innlent Spá hitabylgju í byrjun næstu viku og allt að 29 stigum Veður Fleiri fréttir Leggja til að veiðigjaldið verði innleitt í skrefum Hvaðan kemur „kjarnorkuákvæðið“? Þungt haldinn eftir árekstur á Hafnarfjarðarvegi Einn handtekinn eftir stunguárás Fimm handteknir eftir að skoti var hleypt af „Kom hvergi nærri samræði hans við barnunga stúlkuna“ Maður leiddur út í járnum í lögregluaðgerð í Tryggvagötu Airbnb-íbúðir leigðar undir fölsku flaggi Opinberar gamalt ástarsamband við táningsstúlku „Liggur alveg ljóst fyrir að þetta frumvarp er drasl“ Forstöðumaður spilar og syngur fyrir gesti Sundlaugar Akureyrar Sögulegur dagur á Alþingi og vændi í Airbnb-íbúðum Árekstur bíls og vespu á Hafnarfjarðarvegi Sögulegur dagur á Alþingi: Lýðræðisákvæði eða kjarnorkusprengja? Varðskipið Þór heldur heim frá Noregi í næstu viku Frumvarpið komið yfir erfiðasta hjallann en gæti átt nóg eftir Einn handtekinn í mansalsrannsókn lögreglunnar Vændiskaupendur séu oftast fjölskyldufeður á leið til vinnu eða fundar Lögregla rannsakar slys í sundlauginni í Stykkishólmi Kristrún fái ef til vill að bragða á eigin meðali fyrr en síðar Hóta að loka svæðinu við Seljalandsfoss „Hann er að eigna sér eitthvað sem hann á ekki“ „Hræðilegar fréttir fyrir lýðræðið á Íslandi“ Fordæmalaus ákvörðun sem gæti breytt Alþingi til framtíðar Dramatík á Alþingi og bílastæðablús hjá World Class Velti bílnum við Fjarðarhraun Flytja hluta starfsemi SAk vegna myglu Sjá ekki fyrir endann á umfangsmikilli rannsókn á fíkniefnaframleiðslu „Þetta er alvarlegur áfellisdómur yfir forsætisráðherra“ Vaktin: Tillagan samþykkt og annarri umræðu um veiðigjöld lokið Sjá meira