Skammtímaleiga og skráning til sýslu­manns: Þegar ein­falt verk verður flókið

Að skila yfirliti um skammtímaleigu ætti í raun að vera einfalt verkefni. Dagsetningar bókana liggja fyrir, fjöldi gistinátta er skráður í bókunarkerfum og greiðslur eru yfirleitt sjálfkrafa skráðar þar. Samt tekur það óþarflega langan tíma að skila þessum upplýsingum.

Skýringin liggur bæði í regluverkinu og í því hvernig færa þarf gögnin inn í kerfi sýslumanns. Reglurnar sjálfar eru ekki sérstaklega flóknar, en þær eru ekki alveg í takt við það hvernig bókanir og greiðslur verða til í raunveruleikanum.

Í sumum tilvikum getur regluverkið einnig skapað sérstakar aðstæður. Heimagisting þarf að vera skráð áður en útleiga hefst og skráningin gildir fyrir almanaksár. Ef eina bókun ársins spannar til dæmis áramót getur þurft að greiða skráningargjald fyrir tvö ár, þó um eina samfellda dvöl sé að ræða.

Samkvæmt reglum um heimagistingu mega einstaklingar leigja út húsnæði sitt í allt að 90 daga á ári án þess að reka hefðbundinn gististað. Einnig er sett tekjumark sem nú er 2 milljónir króna á ári. Til að fylgjast megi með þessu þurfa leigusalar að skila yfirliti yfir þá daga sem húsnæðið var leigt út.

Hér kemur fyrsta misræmið í ljós. Í ferðaþjónustu er gistinótt grunnmælieiningin. Bókunarkerfi og bókunarsíður eins og Airbnb halda utan um fjölda gistinátta, ekki daga. Ef gestur bókar gistingu frá 12. júní til 15. júní sýnir bókunarkerfið einfaldlega þrjár gistinætur. Í skráningu til stjórnvalda er hins vegar unnið með daga. Þótt niðurstaðan sé oft sú sama er mælieiningin önnur og upplýsingarnar passa því ekki beint saman.

Í reynd mæta gestir yfirleitt í eftirmiðdaginn á fyrsta degi og fara fyrir hádegi á síðasta degi. Ef dagar eru taldir má því segja að þar séu tveir tæplega hálfir dagar sitt hvoru megin við dvölina, sem saman samsvara gistinóttunum. Þegar haka þarf við daga í dagatali í kerfi sýslumanns þarf hins vegar að velja hvor dagurinn fellur út svo fjöldinn passi við gistinæturnar. Þá vaknar spurningin hvort eigi að klippa framan af tímabilinu eða aftan af því.

Þegar þessar upplýsingar eru færðar inn í skráningarkerfið bætist síðan við annað skref. Þar þarf að merkja dagana í dagatali í stað þess að slá einfaldlega inn dagsetningar bókunar. Fyrir eina bókun skiptir það kannski litlu máli. En þegar bókanir eru margar verður þetta fljótt endurtekið ferli þar sem farið er dag fyrir dag í gegnum dagatal.

Dæmi sýnir þetta vel. Hugsum okkur bókun frá 29. júní til 3. júlí. Í bókunarkerfi birtist hún einfaldlega sem fjórar gistinætur. Í skráningunni þarf hins vegar að passa að dagarnir lendi sitthvoru megin við mánaðamót. Hluti gistingarinnar tilheyrir júní og hluti júlí. Það sem í bókunarkerfi er ein bókun getur þannig orðið að tveimur færslum.

Sama gerist þegar bókun spannar áramót. Ef gestur gistir frá 29. desember til 3. janúar þarf að skipta gistingunni milli ára þar sem 90 daga hámarkið gildir fyrir hvert almanaksár. Ein bókun verður þannig að tveimur tímabilum í skráningunni.

Við þetta bætist stundum enn eitt skref. Greiðslur í bókunarkerfum eru oft í erlendri mynt, til dæmis evrum eða dollurum. Þá þarf að reikna tekjurnar yfir í íslenskar krónur og ákveða hvernig þær skiptast á milli mánaða eða ára ef bókun spannar fleiri en eitt tímabil.

Hér kemur einnig fram annað misræmi í kerfinu. Skattlagning miðast við tekjuár og tekjur af skammtímaleigu falla yfirleitt á upphafsdag leigutímabils. Í yfirliti til sýslumanns þarf hins vegar að tengja tekjurnar við dagsetningar gistingarinnar. Það þýðir að sama bókun getur tilheyrt einu ári í skattkerfinu en tveimur árum í yfirliti yfir útleigudaga.

Þegar allt þetta er lagt saman getur ein einföld bókun orðið að röð lítilla útreikninga: telja dagana, passa mánaðamót, passa áramót, reikna tekjur milli mynta og skipta upphæðum milli tímabila. Gögnin eru þó öll til staðar frá upphafi í bókunarkerfinu.

Reynslan sýnir einnig að skráning í kerfi sýslumanns getur verið tímafrek. Á einu heimili fór þetta ferli í nokkra hringi áður en því lauk. Fyrst þurfti að átta sig á kerfinu sjálfu. Síðan kom í ljós að innskráningarlotan rann út og vinna tapaðist. Í öðrum tilvikum vistaði kerfið ekki það sem þegar hafði verið skráð og byrja þurfti aftur. Viðmótið gaf heldur ekki skýrar vísbendingar um hvar í ferlinu var verið að vinna svo sem samlagning á heildarupphæð og dagafjölda eða upphæð og dagafjölda pr. mánuð. Þegar slíkt gerist er tíminn fljótur að brenna upp. Dæmi eru um að það taki þó nokkrar klukkustundir í að klára skráningu sem hefði með réttu átt að taka nokkrar mínútur.

Á Íslandi eru þúsundir heimagistinga og því má gera ráð fyrir að þúsundir klukkustunda fari á hverju ári í að skrá upplýsingar í kerfi sýslumanns að óbreyttu. Þá er ótalin sú vinna sem fer fram innan stjórnsýslunnar sjálfrar við að fara yfir og stemma af gögn sem hafa verið færð inn á mismunandi hátt, biðja um skýringar og annað í þeim dúr.

Regluverkið sjálft er í grunninn einfalt. Markmiðið er að fylgjast með fjölda daga sem húsnæði er leigt út og að tekjur fari ekki yfir tiltekið mark. En þegar reglurnar eru settar í framkvæmd í stafrænu kerfi sem þarf að vinna með gögn sem verða til í allt öðru formi myndast flækja.

Það er því ekki hægt að kenna einum aðila um. Reglurnar eru settar af löggjafanum, framkvæmdin er í höndum stjórnsýslunnar og kerfin eru hönnuð af tæknifólki. Eftir höfðinu dansa limirnir.

Mín tillaga er sú að láta kerfin vinna fyrir fólkið þar sem því verður við komið en ekki öfugt. Að einfalda skráningarviðmótið, hlaða inn skjali eða skrá hverja gistingu með dagsetningu frá og til ásamt upphæð og kerfið sér um rest, þar með talið að deila gistinóttum ásamt upphæð á ár og mánuði. Virðum tíma hvers annars, elskum friðinn og strjúkum kviðinn.

Höfundur er hugbúnaðarverkfræðingur.