Stundum þarf ein­fald­lega að segja: „Af­sakaðu þetta“

Stundum þarf maður einfaldlega að geta sagt: 

Fyrirgefðu þetta, ég bara áttaði mig ekki á þessu. 

Eða: Afsakaðu þetta, við verðum að ráða bót á þessu strax.“

Skýringin er einföld:

„Það kann enginn sameiningu sem er fullkomin,“ segir Eydís og brosir.

Því já; umræðuefnið í dag er hvernig hægt er að skapa sömu vinnustaðamenningu með samsetningu ólíkra hópa.

Í tilfelli Náttúrufræðistofnunar voru þrjár ríkisstofnanir sameinaðar en þær voru áður: Landmælingar Íslands, Náttúrurannsóknarstöðin við Mývatn og Náttúrufræðistofnun Íslands.

„Þetta var auðvitað ákvörðun sem var tekin að ofan,“ segir Eydís og vísar þar til ákvörðunar ráðamanna um sameiningu stofnana. Orðræða og umfjöllun sem svo sannarlega þarf líka að taka tillit til þegar rætt er um upplifun starfsfólks og framgang á ferlinu sem síðar tekur við.

Í Atvinnulífinu í dag og á morgun er fjallað um mótun vinnustaðamenningar með samsetningu ólíkra hópa.

Hvað þýða höfuðstöðvar í dag?

Eydís segist hafa verið óskaplega heppin. Ekki aðeins hafi hún þekkt til allra stofnana sem sameinaðar voru, heldur hafi vinnan sem unnin var í aðdraganda sameiningarinnar verið vel unnin.

„Ráðuneytið skoðaði alla fleti sameininga ýmissa stofnana í rúmlega eitt ár áður en ákvörðunin var tilkynnt,“ segir Eydís og vísar þar til umhverfis-, orku- og loftslagsráðuneytisins.

Sem var eins gott. Því þegar ákvörðunin var síðan tekin og tilkynnt um sameininguna, höfðu stofnanirnar þrjár aðeins sex vikur til stefnu.

„Sameining sem þessi er samt alltaf viðbót við öll önnur störf því hér voru auðvitað bara allir uppteknir við sína vinnu og allt í sambandi við sameininguna var því vinna sem bættist við,“ segir Eydís og brosir.

Almenningur fylgist reglulega með fréttum fjölmiðla um að stjórnmálamenn séu ýmist að boða hugmyndir um sameiningar eða taka ákvarðanir um sameiningar stofnana. 

Hvernig upplifun er það fyrir starfsfólk að heyra í fréttum um mögulegar breytingar á sínum vinnustað?

„Fólk upplifir alltaf óvissu. Enda fylgir breytingum ákveðin óvissa. Eðlilega veltir fólk fyrir sér: Hvað verður um mig eða mín störf?“ svarar Eydís og játar því að hér þurfi stjórnmálamenn svo sannarlega að vanda sig í orðræðunni.

„Upplýsingamiðlunin skiptir sköpum og að skilaboðin séu skýr til starfsfólks um það hvernig ferlið á að vera. Það róar fólk mikið að fá skýr svör.“

Annað sem er áberandi í tali stjórnmálamanna þegar verið er að ræða sameiningar er umræða um höfuðstöðvar en í tilfelli Náttúrufræðistofnunar var tilkynnt að höfuðstöðvarnar yrðu á Akranesi.

Er þetta ekki viðkvæmt líka?

„Ráðherra tekur ákvörðun um hvar höfuðstöðvarnar skulu staðsettar en þetta er allt annað umhverfi en það var áður,“ svarar Eydís og bætir við:

Í dag má velta fyrir sér: Hvað þýða höfuðstöðvar í raun? 

Því eitt sinn stóðu höfuðstöðvar oft fyrir þeirri starfsstöð sem fólk gat sótt og tekið var á móti því í sérstakri móttöku og svo framvegis.“

Vinnustaðir, tækni og fjarvinna eru hins vegar orðin þannig í umhverfinu í dag að mun meiri sveigjanleiki fylgir öllum þessum atriðum.

Í tilfelli Náttúrufræðistofnunar eru starfsstöðvarnar til dæmis sex:

„Við erum í Urriðaholti í Reykjavík, á Akranesi, Akureyri, í Mývatnssveit á sumrin, á Raufarhöfn og á Breiðdalsvík.“

Praktísk mál og kostnaður

Eydís segir það hafa skipt sköpum í þeirra tilfelli að strax í upphafi var tilkynnt að ætlunin væri ekki að segja upp fólki.

„Hér var líka fyrirséð að stutt væri í að margt fólk færi að hætta sökum aldurs,“ nefnir Eydís, sem segir að þótt meginforsenda sameiningarinnar hafi verið fagleg fylgi því oftast að sameiningu er ætlað að skila fjárhagslegum ávinningi.

„Að því sögðu skal það þó skýrt tekið fram að sameiningar kosta pening,“ segir Eydís og nefnir dæmi um praktíska kostnaðarliði; allt frá því að hanna og prenta nýtt lógó í að sameina og skila af sér skjalavörslukerfi.

En ég er mikill sameiningarsinni og myndi alltaf segja: Kostnaðurinn á ekki að hindra frekari sameiningar því samlegðin næst með stærri einingum og minni yfirstjórn, meira er hægt að gera fyrir sama pening og það er líka ekki gott fyrir kerfið sem slíkt að hrista ekki upp í því með hagræðingum, þótt breytingarnar feli í sér kostnað í upphafi.“

Um áttatíu manns starfa hjá Náttúrufræðistofnun og er Eydís ofsalega einlæg og skýr þegar hún ræðir það hvernig svona sameining gengur fyrir sig.

„Fyrstu tvö árin hafa að mestu farið í að vinna að alls konar praktískum málum. Að samræma ferla, að samræma reglur, starfsmannahandbækur, samninga og svo framvegis,“ segir Eydís og bætir við:

„Þau atriði sem snerta fólk oft hvað mest í þessu eru atriði eins og hvað á að borga fyrir matinn í mötuneytinu eða hvernig verður útfærslu á fjarvinnu háttað?“

Fjarvinnan hafði til dæmis verið útfærð þannig hjá fyrri stofnunum að hjá Landmælingum Íslands voru fjarvinnudagarnir þrír í viku en staðbundnir tveir, öfugt við hinar stofnanirnar þar sem fjarvinnudagarnir voru tveir en staðbundnir á skrifstofu þrír.

„Við fórum í að samræma þetta og völdum ekki hæsta gildið heldur að fjarvinnan yrði tveir dagar og staðbundnir þrír.“

Þá segir hún margt koma upp á leiðinni sem sé í raun alveg í takt við það sem fræðin segja.

„Fræðin segja fólk almennt upplifa breytingar á mismunandi hátt. Þar sem um 20% hópsins eru á móti breytingum, finnst þær ömurlegar og vilja frekar að hlutirnir séu eins og þeir hafa alltaf verið. Síðan þarftu að virkja ákveðinn hóp með þér í verkefnið og loks er það hópurinn sem er mjög hliðhollur breytingunum og til í að leiða breytingarnar með þér,“ segir Eydís og bætir við:

„Stjórnendur þurfa samt að gera sér grein fyrir því að sameining ólíkra hópa innifelur líka óvinsælar ákvarðanir. Stjórnendur sameinaðra stofnana eru ekkert endilega vinsælasta fólkið.“

Góðu ráðin og flæðið

Eydís þekkti vel til allra stofnana Náttúrufræðistofnunar því áður hafði hún starfað sem forstjóri Landmælinga Íslands en þar hafði hún starfað frá árinu 1999. 

Árið 2022 var hún settur forstjóri Náttúrufræðistofnunar Íslands, hlutverk sem hún tók að sér tímabundið þegar ekki var vitað í hvað stefndi.

„Hjá Landmælingum höfðum við samt oft undirbúið okkur óbeint undir sameiningu með því að máta okkur við hina og þessa. Veltum oft fyrir okkur: Væri okkur ekki betur borgið sem hluti af stærri einingu,“ segir Eydís, en þar voru starfsmenn um 25 talsins.

„Hið vandmeðfarna er hins vegar að reyna að koma sem mest í veg fyrir að fólk upplifi sig í yfirtöku frekar en í samruna.“

Eydís nefnir dæmi:

„Í kjölfar samruna eru teknar ákvarðanir um hvaða kerfi á að nota og þá getur það auðveldlega gerst að sú stofnun sem verður undir í þeim kerfum sem fólk var vant að nota upplifir samrunann meira eins og yfirtöku en sameiningu,“ segir Eydís.

Sama getur gerst þegar stjórnendur frá fleiri en einni stofnun sækja um starf.

„Síðan er stjórnandi ráðinn í starfið en annar ekki, sem þýðir að hluti hópsins upplifir stöðuna sem svo: Minn yfirmaður var ekki ráðinn,“ segir Eydís og undirstrikar að fyrir viðkomandi þýði þetta um leið að einhverjar breytingar verði þá á starfinu miðað við það sem áður var.

Eydís segir það hjálpa mikið að hjá ríkinu sé til handbók um sameiningar stofnana.

„Við höfum fylgt þeim leiðbeiningum eftir og þær hafa hjálpað mikið. En ég myndi líka segja að það gæti verið gott ef stofnanir færu að miðla reynslunni betur á milli sín. Þannig að stjórnendur sem hafa farið í gegnum þessa vegferð sem samruni er miðli af reynslunni.“

Margt sé nefnilega ekkert endilega meitlað í stein. Óháð handbókum eða fyrirliggjandi leiðbeiningum.

Ein stærsta áskorunin við sameiningu ólíkra vinnustaða er að fanga allar reglurnar og venjurnar sem einkenna og fylgja hverjum vinnustað en eru oftar en ekki óskrifaðar reglur. 

Þetta þarf að draga fram og skrifa niður á blað þannig að samræmi verði með heildinni.“

Að þessu sögðu segir Eydís samt mikilvægt að vinnustaðamenning á hverjum stað fái svolítið að halda sér.

„Það er eðlilegt að á hverri starfsstöð eða innan mismunandi hópa ríki ákveðin menning. Að mínu mati skiptir miklu máli að samþykkja og viðurkenna þessa menningu í sátt. Boða að það sé í góðu lagi að menningin sé ekki alls staðar nákvæmlega sú sama,“ segir Eydís en bætir við:

„Á sama tíma þarf stjórnandinn að vera duglegur að grípa boltana sem skipta máli í því að hópurinn fari að upplifa sig og sjá sem eina heild.“

Allt ofangreint taki tíma.

„Ég myndi segja að fyrstu tvö árin hafi farið í praktísk mál en nú sé staðan sú að það sé raunhæft að fara meira í að byggja upp þessa sameiginlegu vinnustaðamenningu sem myndar heildina. Helst þannig að eftir 7–8 ár héðan af sé starfsfólk einfaldlega búið að gleyma því að einhvern tíma var þessi vinnustaður þrjár stofnanir en ekki ein.“

Eydís segir líka mikilvægt að vera opin fyrir lærdómi og því sem hægt er að gera betur, eða hefði verið hægt að gera betur.

„Fyrir stuttu stóðum við til dæmis fyrir nýliðakynningu. Sem hefði verið gott að gera strax í upphafi; kynna fólk, kerfi og ferli, því þótt þetta væru rótgrónir vinnustaðir var verið að setja á laggirnar nýja stofnun,“ segir Eydís og bætir við:

„Ástæðan fyrir því að við gerðum þetta aðeins fyrir stuttu var sú að hér var nýliðakynning vegna þess að hingað er að koma hópur af fólki til að starfa í sumarafleysingum. Og þá fyrst kveiktum við á perunni: Hvers vegna ekki að vera með nýliðakynningu fyrir alla?“

Annað sem Eydís segir að gefi vel sé að blanda saman verkefnum þannig að fólk í ólíkum hópum þurfi að tala saman.

„Það er munur á því hvernig fólk upplifir sameiningu eftir því hvernig það kynnist fólki sem áður tilheyrði öðrum stofnunum. Ég finn til dæmis alveg að fólk sem fór snemma að vinna með nýju fólki og þeim sem kannski gerðu það ekki,“ nefnir Eydís sem dæmi og gefur um leið góð ráð sem mögulega gætu nýst fleirum.

Eydís segir það líka skipta máli að starfsfólk upplifi stjórnandann til staðar fyrir sig. Sé með opnar dyr og tilbúinn til að styðja, hlusta og læra af ferlinu.

„Og eins líka bara það að fara í gegnum ferlið í ákveðnu flæði líka. Læra af því og hafa sem flest starfsfólk með í ráðum. 

Ég held að það farnist engum vel að stjórna með einhverjum boxhönskum, teyminu þarf að líða vel og mikilvægt að stjórnandinn sé í senn leiðtogi en líka meðvitaður um að í raun er stjórnendastarfið þjónustustarf í eðli sínu.“