Opið bréf sem er ekki í viðhengi

Kæri stjórnandi menntastofnunar, leikskóla eða tómstundafélags,

Mig langar að byrja á að þakka þér fyrir að halda mér upplýstum um framgang barnsins míns og helstu viðburði á vegum stofnunarinnar.

Mig langaði samt að benda vinalega á að þessari áráttu með að setja allar upplýsingar í viðhengi verður að ljúka.

Það eru engin rök fyrir því að þvinga okkur sem veitum póstunum viðtöku að opna PDF skjöl til að komast að efni póstins. Svo ekki sé talað um Word skjöl. Ég er ekki með Word á símanum mínum.

Einu rökin sem ég hef heyrt sem styðja við þessa viðhengja áráttu er að þannig sé hægt að hafa betri stjórn á letri og uppsetningu. Það á bara ekki við um tölvupóst. Þér er frjálst að vera skapandi með Comic sans þegar prentaðar eru út tilkynningar sem eiga að fara á veggi. En þegar lesa skal tölvupóst, þá erum við með alls kyns tæki og forrit sem sem við höfum valið og stilt til að lesa texta á því sniði sem hentar okkur.

Rök sem mæla með því að skrifa efni tölvupósts í sjálfan tölvupóstinn:

Færri smellir og tímasparnaður; Maður opnar póstinn og les efnið.

Leit; Það er betri stuðningur við að leita í efni póstins en viðhengjum. Maður gæti þá fundið gamla póstinn með páskabingóinu þegar mikið liggur á. Þessu tengt, þá er listgrein að tilgreina efni póstins greinilega í Subject línunni svo maður endi ekki með 20 pósta sem allir hafa titilinn Tilkynning í viðhengi.

Öryggi; Það er sífellt verið að brýna fyrir fólki að opna ekki viðhengi vegna hættu á vírusum. Þið eruð að þjálfa fólk til að opna viðhengi margoft á dag.

Aðgengi; Fólk les pósta í símum og á tölvuskjám í mismunandi forritum sem þeim henta. Fólk sem sér illa, hefur litblindu eða aðra skerðingu getur þannig ráðið hvaða letur og litir eru notaðir í lestri á pósti. Þú ert að taka fram fyrir hendur á þessu fólki með því að senda PDF viðhengi.

Samskipti; Tölvupóstar eru hannaðir í tvíátta samskipti og ef ég hefði áhuga á að svara póstinum með því að vitna í hluta hans, þá er það einfaldara ef efnið er í sjálfum póstinum.

Tökum nú höndum saman og hættum þessu. Þetta er samfélagsmein sem kostar tíma og veldur mörgum sálarangist.

Í næsta bréfi mun ég fjalla um möguleikann á því að bjóða fólki á viðburði með því að nota dagatals virkni tölvupóstforrita. Þar er í lagi að setja viðhengi.

Með vinsemd og virðingu. 

Finnur Pálmi Magnússon foreldri.